Fragen rund um das Thema E-Rechnung, Aufbewahrung und Archivierung
Ab dem 1.1.2025 sind Unternehmen zum Empfang der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) verpflichtet. Das Bundesministerium der Finanzen hat hierzu am 15.10.2024 ein Schreiben verfasst und zudem am 9.11.2024 auf seiner Website FAQ‘s veröffentlicht, die die neuen Regelungen kurz und kompakt wiedergeben.
Da wir im Rahmen unserer Aktuellen Informationen auf Grund der gebotenen Kürze bei weitem nicht auf alle Facetten der neuen Regelungen eingehen können, verweisen wir gerne auf die FAQ des BMF. Diese können Sie unter https://www.bundesfi nanzministerium.de/Web/DE/Service/FAQ_Glossar/ FAQ/faq.html abrufen.
Auf einige Aspekte möchten wir trotzdem an dieser Stelle eingehen:
– Prüfung der Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers
E-Rechnungen sind für im Inland erbrachte umsatzsteuerpflichtige Lieferungen/ Leistungen an Unternehmer (B2B) auszustellen. Bei Bau- und Gebäudereinigungsleistungen im Sinne von § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG soll nach den Regelungen des Umsatzsteueranwendungserlasses der Leistungsempfänger dem Leistungserbringer zum Nachweis seiner Unternehmereigenschaft die sog. USt 1 TG Bescheinigung vorgelegt werden.
– Alle Rechnungspflichtangaben (dazu gehört auch die Leistungsbeschreibung) müssen in strukturierter und maschinell auslesbarer Form übermittelt werden. Bei hybriden Formaten (das sind Rechnungen, die neben dem XML-Datensatz auch eine für das menschliche Auge lesbare Datei, meist im PDF-Format, enthalten) gilt stets der XML-Datensatz als materiell-rechtliche Rechnung. Weichen die Angaben in der PDF-Datei von dem XML-Datensatz ab, ist dennoch der XML-Datensatz maßgebend. Weitere Angaben, wie z.B. Stundenaufstellungen, Verträge etc. sind in einem der E-Rechnung integrierten Anhang aufzunehmen. Eine Bezugnahme auf nicht im Anhang beigefügte Unterlagen oder das Einfügen eines Links ist nicht zulässig.
Eine Prüfung von E-Rechnungen können Sie (derzeit noch kostenfrei) unter www.portinvoice.com vornehmen. Bitte kontaktieren Sie Ihren EDV-Dienstleister bei weiteren Fragen zu geeigneter Software für Empfang und Prüfung von E-Rechnungen.
Wichtig: Klare Unterscheidungen bei der Bezeichnung von Rechnungen
Arbeiten Sie mit Voraus- oder Anzahlungsrechnungen, wird mit Abschluss der Leistung in der Regel eine Schlussrechnung erstellt.
Eine Voraus- oder Anzahlungsrechnung ist zwingend von einer Teilleistungsrechnung zu unterscheiden. Eine Anzahlungsrechnung wird ausgestellt, bevor Sie als leistender Unternehmer eine Leistung erbracht haben. Ihr Leistungsempfänger hat in diesem Fall auch erst das Recht auf den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung, wenn er diese bezahlt hat.
Eine Teilleistungsrechnung wird hingegen für eine erbrachte Teilleistung ausgestellt, wenn diese Teilleistung gesondert abgenommen und die gesonderte Abrechnung vertraglich vereinbart wurde. Sobald der Leistungsempfänger im Besitz einer solchen Teilleistungsrechnung ist, kann er den Vorsteuerabzug auch ohne vorherige Bezahlung vornehmen, wenn die abgerechnete Teilleistung erbracht ist. Da der Rechnungstyp (Rechnung, Anzahlungsrechnung, Teilleistungsrechnung etc.) eine zwingend erforderliche Information bei der Übermittlung einer E-Rechnung ist, müssen Sie als Unternehmer und Rechnungsaussteller sauber und eindeutig zwischen diesen Rechnungsarten unterscheiden. Erfolgt diese Abgrenzung nicht sauber, kann dies zu einer zusätzlichen Steuerschuld wegen unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 14c UStG) führen.
Falls Sie im Moment noch keine E-Rechnungen ausstellen, verbleibt Ihnen zwar noch eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit den Anforderungen an den Abrechnungsprozess (Hard- und Software) und den möglicherweise notwendigen Anpassungen der betrieblichen Abläufe zu befassen. Die Rechnungsstellung- und Meldepflichten werden künftig immer engmaschiger gestaltet werden. In der Bau- und Anlagenbranche gibt es bereits die Rechnungsstellungspflicht innerhalb von 6 Monaten.
Aufbewahrung und Archivierung
Immer wieder erreichen uns Fragen zum Thema „Aufbewahrung und Archivierung“. Bitte verinnerlichen Sie sich folgenden Grundsatz:
Wie das Dokument eingeht, ist es auch aufzubewahren.
Für elektronische Rechnungen und Belege gelten dieselben Voraussetzungen wie für Belege oder Rechnungen in Papierform. Auch sie müssen über 8 Jahre aufbewahrt werden, das ist der aktuelle Stand nach Verkündung des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes. Somit muss eine bei Ihnen eingehende elektronische Rechnung auch elektronisch aufbewahrt werden. Es ist nicht ausreichend, eine solche Rechnung auszudrucken und abzulegen.
Hinsichtlich der technischen Umsetzung sollten Sie sich mit Ihrem Softwareanbieter in Verbindung setzen.
Kontoauszüge:
Elektronische Kontoauszüge werden von der Finanzverwaltung wie elektronische Rechnungen behandelt. Wie bei Rechnungen gilt somit, dass eine Eingangskontrolle auf Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts vorzunehmen ist sowie eine Dokumentation und Protokollierung der Eingangskontrolle. Die bloße Aufbewahrung eines Papierausdrucks reicht nicht aus. Die Daten sind zu sichern und maschinell auswertbar für Betriebsprüfungen vorzuhalten. Das Speichern als *.CSV-Format ist ausreichend nach RZ 76 der GoBD.
Thermobelege sind 8 Jahre aufzubewahren und müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar sein. Um die Lesbarkeit zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert oder gescannt aufbewahrt werden. Das Original ist aufzubewahren.
Müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Hier ist auf Inhalt und Funktion der einzelnen E-Mail abzustellen. E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges sind in elektronischer Form aufbewahrungspfl ichtig. E-Mails, die nur als Transportmittel für einen Anhang (z.B. PDF-Datei) verwendet werden, müssen nicht aufbewahrt werden, da sie keine aufbewahrungspflichtige Information enthalten.
Ersetzendes Scannen:
Geschäftsbriefe und Buchungsunterlagen, die in Papierform eingehen, können eingescannt werden, der Beleg darf unter bestimmten Voraussetzungen anschließend vernichtet werden.
Zu allen Detail- und Anwendungsfragen kontaktieren Sie bitte Ihren EDV Dienstleister. Abschließend weisen wir noch auf Randziffer 136 der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hin. Sofern Sie eine Cloudlösung in Anspruch nehmen möchten, ist darauf zu achten, ob der Serverstandort im In- oder Ausland gelegen ist. Im letzteren Fall müsste die Verlagerung