E-Rechnungen im strukturierten Format ab 01.01.2025
Sind Sie schon gerüstet für den Empfang von E-Rechnungen ab 01.01.2025?
Sind die Mitarbeiter im Rechnungswesen Ihres Unternehmens bereits mit dem Thema vertraut?
Wir haben in unserem Mandantenrundbrief II / 2024 auf Seite 3 bereits auf die Eckpunkte der Neuregelung verwiesen. In der gebotenen Kürze können wir auch mit dieser Information das Thema nicht umfassend erläutern. Auf unserer Website fi nden Sie jedoch in der Rubrik Leitfäden eine ausführliche Information mit dem Titel: „Elektronische Rechnungen“ und ein Merkblatt zur Anleitung zu der rechtzeitigen Umstellung auf das strukturierte Rechnungsformat. Gerne verweisen wir Sie auf diese Broschüren zur weiteren Lektüre.
An dieser Stelle können Sie der folgenden Tabelle die Übergangsfristen bei der Umstellung auf die E-Rechnung für Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger entnehmen.
Für Unternehmer besteht ab 01.01.2025 die Pfl icht, E-Rechnungen von einem Rechnungsaussteller zu empfangen. Dafür müssen Sie technisch gerüstet sein. Daher empfehlen wir Ihnen, zeitnah mit Ihrem Softwarehaus Kontakt zu diesem Thema aufzunehmen. In der gebotenen Kürze hier einige Schlaglichter zu den Neuregelungen.
Beispiele für betroffene Rechnungen:
– Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen: Sie sind ab 01.01.2025 verpflichtet diese E-Rechnungen zu akzeptieren und zu empfangen.
– Rechnungen an Vermieter: Vermieter sind Unternehmer und müssen daher auch eine E-Rechnung erhalten und diese empfangen können.
– Barverkäufe an Unternehmer: Es gibt eine Ausnahme von E-Rechnungen. In den meisten Fällen dürfte es sich um einen Kleinbetrag handeln, dann gilt diese Ausnahme. Wenn der Rechnungsbetrag 250 € übersteigt, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden.
– Bewirtungsrechnungen: Hier gilt ebenso, dass es keine Erleichterung für Rechnungen gibt, die einen Betrag von 250 € übersteigen.
– Fahrausweise: Für Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten Ausnahmen. Eine E-Rechnung ist nicht erforderlich.
– Rechnungen von Kleinunternehmern im Sinne von § 19 UStG: Auch Kleinunternehmer im Sinne des UStG unterliegen der E-Rechnungspflicht.
– Mietverträge mit Umsatzsteuer: Ein Mietvertrag ist eine Dauerrechnung und muss als E-Rechnung fakturiert werden. Ggf. reicht es aus, eine E-Rechnung zu erstellen und auf den Mietvertrag zu verweisen.
Welche Rechnungsformate entsprechen den Vorschriften für die E-Rechnung? Folgende Rechnungsformate entsprechen den Vorgaben der von der EU vorgegebenen Norm EN 16931:
1. ZUGFeRD-Format
Das hierzulande überwiegend genutzte Format heißt ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands). Es erlaubt die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Diese ist für das menschliche Auge lesbar, aber der Rechnungsempfänger kann die erhaltenen Informationen auch aus einem eingebetteten XML-Anteil automatisiert auslesen und weiterverarbeiten (sog. Hybrid-Rechnung).
2. Die X-Rechnung
Im öffentlichen Auftragswesen gängig ist bereits die X-Rechnung. Seit November 2018 sind öffentliche Auftraggeber verpfl ichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dieses Rechnungsformat ist für das menschliche Auge nicht lesbar.
3. EDI-Verfahren
Bestehende sog. EDI-Verfahren können eingesetzt werden, sofern sie mit dem neuen zentralen Standard EN16931 kompatibel sind.
Keine inhaltliche Veränderung ergibt sich ab 01.01.2025 bei den Rechnungsangaben, die das UStG für eine ordnungsgemäße Rechnung im § 14 UStG vorschreibt.
Nach Ablauf der Übergangsfristen besteht für den Leistungsempfänger bei E-Rechnungspflicht keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug mehr, wenn keine E-Rechnung vorliegt, da ab 01.01.2027 für alle Unternehmer die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht.
Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 € besteht erst ab 01.01.2028 die Verpflichtung zur E-Rechnung Ausstellung. In diesen Fällen müssten die Rechnungsempfänger darüber informiert werden, dass Sie als Rechnungsaussteller diese Umsatzgröße unterschreiten und im Jahr 2027 noch nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind. Dies bedeutet jedoch einen zusätzlich erhöhten Verwaltungsaufwand.
Generell raten wir Ihnen den Umstieg auf die E-Rechnungsstellung möglichst bald vorzubereiten. Denn unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung kann es auch im Übergangszeitraum dazu kommen, dass Großkunden von Lieferanten verlangen, dass Ihnen ausschließlich E-Rechnungen übermittelt werden. Darüber hinaus bringt die Umstellung auf E-Rechnung Ersparnis bei Verwaltung und Porto. Nach Erhebungen von Industrie- und Handelskammern können demnach pro Rechnung 59 % der Kosten eingespart werden, bei Eingangsrechnungen sind es sogar 64 %. Daher gilt es, möglichst zügig die notwendigen Prozesse anzustoßen.
Eng mit diesem Thema verbunden ist Implementierung eines internen Dokumentenmanagementsystems (DMS).
E-Rechnungen müssen Sie, wie zuvor Papierrechnungen, 10 Jahre lang aufbewahren.
Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung in der Rechnung vorgenommen wurde. Wie bisher sind sämtliche Belege in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren, dies betrifft sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen. Dies bedeutet, dass Sie die Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unveränderbarer digitaler Form archivieren müssen. Beispielsweise hat die Finanzverwaltung im Zusammenhang mit dem ZUGFeRD-Format zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit die Anforderung aufgestellt, dass noch tatsächlich XML-Daten vorhanden sein müssen, die nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden dürfen. Daher empfiehlt sich für die Praxis ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem. Dieses sollte über detaillierte Suchfunktionen verfügen, um z.B. einen Betriebsprüfer die Auffi ndbarkeit der Dateien zu erleichtern.
Was benötigten Sie als Unternehmer für den Empfang einer E-Rechnung?
Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegen nehmen zu können, reicht es aus, wenn Sie über ein E-Mailpostfach verfügen. Die Übermittlung per E-Mail stellt aber nur eine der zulässigen elektronischen Übermittlungswege dar. Häufig anzutreffen ist auch die Möglichkeit zum Download oder die Bereitstellung über elektronische Schnittstellen. Es bleibt Ihnen als Unternehmer vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg Sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich. Sinnvoll ist die Einrichtung eines gesonderten E-Mailpostfaches, über das ausschließlich E-Rechnungen empfangen werden. Darüber müssten sämtliche Lieferanten informiert werden.
Bei Umstellung auf E-Rechnung empfi ehlt sich die Verwendung des Formates ZUGFeRD. Da das ZUGFeRD-Format die Vorteile einer visuellen Darstellung der Rechnung in einem PDF als Sichtbeleg gewährt, eignet sich dieses Format auch für Rechnungserstellung und -versendung an Nichtunternehmer. Damit muss bei der Rechnungsstellung nicht unterschieden werden, welcher Kategorie der Empfänger angehört und die Prozesse zur Rechnungsstellung können einheitlich gestaltet werden.