Außenprüfung – Vorlagepflicht von geschäftlichen E-Mails als Handels- bzw. Geschäftsbriefe
Bei einer Außenprüfung haben Sie als Steuerpflichtiger mitzuwirken, insbesondere Auskünfte zu erteilen und Aufzeichnungen, wie zum Beispiel Urkunden und andere Geschäftspapiere zur Prüfung vorzulegen.
Im Rahmen einer Außenprüfung stellt sich die Frage, ob auch E-Mails zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören.
Der BFH bejaht diese Frage, denn nach § 147 AO sind neben Büchern und Aufzeichnungen auch die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe aufzubewahren. Das umfasst die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz, soweit sie sich – unabhängig von ihrer Form – auf die Vorbereitung und Durchführung von Handelsgeschäften beziehen. Somit fallen auch E-Mails unter die aufbewahrungspflichtigen Dokumente.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handelsbrief empfangen beziehungsweise abgesandt worden ist.
Die Finanzbehörde hat im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zu nutzen beziehungsweise zu verlangen, dass sie die Daten maschinell ausgewertet zur Verfügung stellen.
Handlungsempfehlung:
Wer für den Fall einer Betriebsprüfung ausreichend gewappnet sein möchte, ist daher gut beraten, die E-Mail-Kommunikation so zu organisieren, das die steuerlich relevanten Nachrichten mit vertretbarem Aufwand von den übrigen Nachrichten getrennt werden können. Häufig dürfte es dazu unerlässlich sein, bereits beim Eingang der E-Mail ggf. eine separate Archivierung vorzunehmen (z.B. in getrennten Ordnern oder Dokumentenmanagementsystemen). Wir empfehlen Ihnen dazu, die Problematik bei nächster Gelegenheit mit Ihrem Softwareanbieter zu erörtern.