Vorsteuerabzug sichern – richtige Reaktion bei fehlerhaften Rechnungen
Vorsteuerkürzungen aufgrund fehlerhafter Rechnungen im Anschluss an Betriebsprüfungen oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sind weiterhin keine Seltenheit.
Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, müssen sich weiterhin mit fehlerhaften Eingangsrechnungen auseinandersetzen und Maßnahmen ergreifen, die den Vorsteuerabzug gewährleisten. Die mit der Rechnungsprüfung betrauten Personen müssen weiterhin genau darauf achten, ob die Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen, insbesondere die in § 14 UStG genannten Pfl ichtangaben enthalten. Ist eine fehlerhafte Rechnung „im Haus“ sollten Sie als Unternehmer möglichst umgehend auf eine richtige Rechnung hinwirken. Da ein Vorsteuerabzug erst möglich ist, wenn eine richtige Rechnung vorliegt, müssen fehlerhafte Rechnungen zeitnah beanstandet werden. Passiert dies erst nach einer Außenprüfung, entstehen Ihnen Zinsnachteile, da die richtige Rechnung in der Regel erst Jahre nach dem bereits vorgenommenen Vorsteuerabzug, der vom Finanzamt rückgängig gemacht wird, vorliegt. Hier hat der Bundesfi nanzhof etwas Entlastung gebracht, denn: – Eine wirksame Rechnungsberichtigung mit Rückwirkung – und somit ohne Zinsnachteile – kann vorgenommen werden, wenn auf der ursprünglichen Rechnung zumindest Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthalten waren.
In der Praxis herrscht oft noch Unsicherheit, auf welche Art eine Rechnungsberichtigung vorzunehmen ist.
§ 31 Abs. 5 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung sieht ausdrücklich vor, dass fehlerhafte bzw. unvollständige Rechnungen durch Berichtigung in Form von Ergänzungen korrigiert werden können. Es müssen demnach nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifi sch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Der eindeutige Bezug sollte durch Nennung des ursprünglichen Rechnungsdatums und der Rechnungsnummer erfolgen. Faktisch genügt somit ein einfacher Brief, der die fehlenden Angaben enthält bzw. die falschen Angaben berichtigt. Eine Stornierung der Ursprungsrechnung und Erteilung einer neuen Rechnungsnummer (mit neuem Rechnungsdatum und neuer Rechnungsnummer) wäre somit zu vermeiden.
In diesem Zusammenhang weisen wir nochmals darauf hin, dass Sie als Rechnungsempfänger eine Korrektur einer unvollständigen oder fehlerhaften Rechnung selbst nicht vornehmen dürfen! Denn wer als Rechnungsempfänger die erhaltenen Abrechnungspapiere nach seinen Vorstellungen selbst ergänzt, tangiert schnell den Bereich der Urkundenfälschung und gegebenenfalls der Steuerhinterziehung.
Die Berichtigung einer fehlerhaften/unvollständigen Rechnung kann zwar auf dem ursprünglichen Rechnungsdokument erfolgen. Allerdings muss in diesem Fall auch für einen Dritten erkennbar bleiben, wann und von wem die Rechnung berichtigt wurde. Um hier im Zweifel Probleme zu vermeiden, empfehlen wir die bereits beschriebene Rechnungskorrektur durch Brief mit Bezugnahme auf die entsprechende Rechnung.