Gestiegene Spritpreise – tatsächliche Kilometerkosten an Stelle von Pauschalen möglich?
Spritpreise von mehr als 2 € pro Liter werfen bei vielen Arbeitnehmern die Frage auf, ob an Stelle der Kilometerpauschalen auch die tatsächlichen höheren Kilometerkosten steuerlich geltend gemacht werden können. Als Reaktion auf die erhöhten Treibstoffkosten wurde mit Wirkung ab 01.01.2026 die sog. Pendlerpauschale ab dem ersten Kilometer auf 0,38 € pro Entfernungskilometer erhöht. Diese Entlastung kommt den Arbeitnehmern aber erst nach Abgabe der Steuererklärung 2026 im nächsten Jahr zu Gute. Der Gesetzgeber lässt in diesem Bereich auch nur den Ansatz der gesetzlichen Pauschale zu.
Die ggf. tatsächlich höheren Kosten können Arbeitnehmer jedoch bei folgenden Fahrten geltend machen:
– Fahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, d.h. z.B. für Fahrten mit dem eigenen PKW zu Kunden, Baustellen, Fortbildungen.
– Die erste und letzte Fahrt im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung anlässlich der Wohnungswechsel.
– Fahrten eines Unternehmers mit dem privaten PKW, der nicht dem Betriebsvermögen zuzuordnen ist, für betrieblich veranlasste Fahrten.
Für den Ansatz der tatsächlichen Fahrtkosten sind in einem ersten Schritt die Gesamtkosten des Fahrzeuges zu ermitteln. Hierzu gehören insbesondere die Abschreibung, Leasingraten, Kfz-Steuer, Versicherung, Reparatur – und Treibstoffkosten. Darüber hinaus ist die jährliche Gesamtfahrleistung des Kfz zu ermitteln. Im letzten Schritt teilen Sie die ermittelten Gesamtkosten durch die ermittelte Fahrleistung und errechnen somit Ihren individuellen Kilometersatz für Ihre beruflichen/ betrieblichen Fahrten.
Falls die Treibstoffkosten nicht ausreichend dokumentiert wurden, lässt die Rechtsprechung auch eine Teilschätzung zu. Dabei ist allerdings von den ungünstigsten Rahmenbedingungen auszugehen, so die Rechtsprechung des BFH. Dies betrifft den durchschnittlichen Kraftstoffverbrauch sowie den durchschnittlichen Benzinpreis.
Die sicherste Variante ist natürlich ein Nachweis sämtlicher tatsächlich angefallener Kosten an Hand von Belegen.