Einsatz von Registrierkassen
In den letzten Jahren wurden mehrere Neuregelungen zum Einsatz von elektronischen Kassensystemen eingeführt. Seit Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Kassensysteme verwendet werden, die alle Einzeldaten aufzeichnen und unveränderbar speichern.
Seit Januar 2018 ist eine unangekündigte Kassennachschau für elektronische Kassensysteme durch die Finanzämter jederzeit möglich. Hierüber haben wir schon mehrfach berichtet.
Zum weiteren Schutz von manipulierenden Eingriffen in digitale Grundaufzeichnungen tritt nun zum 1.1.2020 die sogenannte Kassensicherungsverordnung in Kraft. Diese setzt den verpflichtenden Einsatz einer „zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)“ in jeder nachrüstbaren Kasse sowie eine Belegausgabepflicht voraus. Darüber hinaus wurde eine Kassenmeldepflicht eingeführt.
Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Bei einer TSE handelt es sich in der Regel um eine Zusatzhardware, die an das Kassensystem angeschlossen wird. Dadurch werden die Kasseneingaben unveränderbar signiert und sollen somit manipulationssicher werden.
Die Hersteller von solchen technischen Sicherheitseinrichtungen müssen diese einem gesetzlich vorgeschriebenen Zertifizierungsverfahren unterziehen. Wir empfehlen Ihnen, sich bei Ihrem Kassenhersteller zu informieren, ob bzw. zu welchem Zeitpunkt die technische Sicherheitseinrichtung bei Ihnen nachgerüstet werden kann.
Die Anschaffung einer neuen Kasse ist nicht veranlasst; für nachrüstbare Kassen muss die TSE bis 31.12.2019 nachgerüstet werden. Für Kassensysteme, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, allerdings bauartbedingt nicht nachrüstbar sind, gilt eine Übergangsregelung bis 31.12.2022. Solange können Sie diese Kassen weiterhin verwenden.
Wichtig: Die Ausnahmeregelung gilt nicht für PC-Kassensysteme.
Inwieweit die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur TSE bis zum Jahresende realistisch ist, bleibt abzuwarten. Da sich die Zertifizierung der Sicherheitseinrichtungen offensichtlich verzögert, ist zu erwarten, dass es bis zum Jahresende möglicherweise zu Lieferengpässen kommt.
Die Deutsche Industrie- und Handelskammer hat auf Grund der Verzögerungen der Zertifizierung von technischen Sicherheitseinrichtungen die Verschiebung des Anwendungszeitpunkts bei der Finanzverwaltung angeregt. Möglicherweise wird der Stichtag vom 1.1.2020 auf Ende September 2020 verschoben.
Dies wäre sicher sinnvoll, da ansonsten bis Anfang 2020 schätzungsweise über 2 Mio Kassensysteme umgerüstet werden müssen und derzeit offensichtlich noch keine zertifizierten Kassen verfügbar sind.
Was bedeutet die Kassenmeldepflicht?
Alle Kassen, die vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und in Betrieb sind, müssen dem Finanzamt bis zum 31.1.2020 gemeldet werden. Kassensysteme, die nach dem 1.1.2020 in Betrieb oder außer Betrieb genommen werden, sind innerhalb eines Monats zu melden.
Wie die Meldungen an das Finanzamt erfolgen müssen, ist noch nicht abschließend geklärt. Wir informieren Sie, wenn hier konkrete Informationen seitens der Finanzverwaltung vorliegen.
Belegausgabepflicht: Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, müssen künftig die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) beachten. Demnach muss ein Beleg über den Geschäftsvorfall erstellt und dem beteiligten Kunden zur Verfügung gestellt werden. Dies muss in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erfolgen. Der Beleg kann in Papierform oder auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Der Kunde hat nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.
Es gibt Möglichkeiten, sich von dieser Verpflichtung befreien zu lassen, z.B. beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von unbekannten Kunden (Bäckereien, Kiosk etc.).
Belegausgabepflicht und Einzelaufzeichnungspflicht sind jedoch getrennt zu beachten. Auch bei der Befreiung von der Belegausgabepflicht besteht weiterhin die Verpflichtung, alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen, wenn ein elektronisches Kassensystem verwendet wird.
Über den aktuellen Stand der Entwicklung in diesem Bereich werden wir Sie in unseren nächsten aktuellen Informationen informieren.