Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen
Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug immer stärker an Bedeutung, Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt.
Dazu hat der Steuerpflichtige
– gem. Verfügung der Finanzverwaltung
– im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang
– auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) zu überprüfen und
– diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren.
In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.
Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung nicht festgelegt werden. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD insbesondere auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen. Hierzu empfehlen wir Ihnen Rücksprache mit Ihrem Softwarepartner.
Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und ggf. bei Betriebsprüfungen zur Verfügung zu stellen.